Что такое KPI простыми словами
KPI (key performance indicators) — ключевые показатели эффективности. Простыми словами: несколько цифр, которые отвечают на вопрос «хорошо ли этот человек поработал в этом месяце?».
Хороший KPI — это цифра, которую сотрудник может сам посмотреть и сам на неё повлиять. «Выручка компании» для кладовщика — плохой KPI: он на неё почти не влияет. «Доля заказов, собранных без ошибок» — хороший.
Зачем KPI самому сотруднику
Обычно KPI вводят «чтобы контролировать». А главная польза — для самого сотрудника:
- Понятно, что от него ждут. Не «работай хорошо», а «закрой 20 сделок и не меньше 25% конверсии».
- Понятно, сколько он получит. Человек сам считает премию до конца месяца, а не ждёт сюрприза.
- Справедливо. Премия зависит от результата, а не от того, кто чаще попадается начальнику на глаза. Несправедливость в премиях — одна из причин, почему уходят сильные.
Как разработать KPI: 5 шагов
- Начните с цели компании или отдела на квартал. KPI сотрудника должен вести к ней.
- Выберите 3–5 показателей, на которые человек реально влияет. Минимум один — количество, минимум один — качество, иначе сотрудник погонится за объёмом.
- Задайте вес каждого, в сумме 100%. Главное — 40–50%, остальное делится.
- Задайте порог и план. Порог — ниже него премии по показателю нет (обычно 70–80% плана). План — 100%. Можно добавить «перевыполнение» с потолком, например 120%.
- Проверьте на прошлых месяцах. Посчитайте, сколько получили бы сотрудники за последние три месяца. Если выходит странно — поправьте до запуска, а не после.
Примеры KPI для разных должностей
| Должность | Показатели | Вес |
|---|---|---|
| Менеджер по продажам | Выполнение плана продаж Конверсия заявок в сделки Доля заявок, обработанных за 15 минут | 50% 30% 20% |
| Кладовщик, комплектовщик | Собранные заказы в срок Заказы без ошибок Расхождения при инвентаризации | 40% 40% 20% |
| Администратор | Время ответа клиенту Отзывы и жалобы Выполнение регламентных задач | 40% 30% 30% |
| Рекрутер | Закрытые вакансии в срок Новички, прошедшие 3 месяца Удовлетворённость нанимающих руководителей | 40% 40% 20% |
| Мастер на производстве | Выполнение плана выпуска Доля брака Соблюдение сроков заказов | 40% 30% 30% |
Обратите внимание на рекрутера: у него есть показатель «новички, прошедшие 3 месяца». Без него рекрутер закрывает вакансии быстро, но кем попало.
Как посчитать премию по KPI
Пример. Менеджер, базовая премия 40 000 ₽. Порог — 80% плана, потолок — 120%.
- план продаж выполнен на 110% → коэффициент 1,1 × вес 50% = 0,55;
- конверсия 22% при плане 25% → 88% → коэффициент 0,88 × 30% = 0,264;
- обработка за 15 минут — 70% при плане 90% → 78%, ниже порога → 0 × 20% = 0.
Итого: 40 000 × (0,55 + 0,264 + 0) ≈ 32 600 ₽. Менеджер сам видит, что потерял 8 000 ₽ на скорости ответа, — и в следующем месяце отвечает быстрее. Ради этого KPI и вводят.
Ошибки при внедрении KPI
- Слишком много показателей. Десять KPI — это ноль KPI: никто не понимает, что главное.
- Показатели, на которые человек не влияет. Вызывают только раздражение.
- Только количество. Сотрудник делает много и плохо.
- Нереальный план. Если премию никто никогда не получает — это не мотивация, а скрытое снижение зарплаты. Люди это понимают и уходят.
- Внедрение «сверху» без объяснений. Покажите расчёт на прошлых месяцах и ответьте на вопросы до запуска.
- Цифры невозможно посчитать. Если для расчёта премии кто-то два дня сводит таблицы — система умрёт через квартал. Сначала настройте, откуда берутся данные.