Автоматизация кадрового учёта

Кадровый учёт не должен отнимать половину рабочего дня.

Убираю бумажную рутину, настраиваю системы и освобождаю HR для работы которая реально влияет на бизнес.

Обсудить задачу Как это работает

Игнатий Филатов — автоматизация кадрового учёта

Как выглядит кадровый учёт без автоматизации

Узнаёте свою компанию?

Горы бумаг

Приказы, договоры, заявления — всё в бумажном виде, ничего не найти быстро.

Одна и та же рутина каждый месяц

HR тратит часы на табели, отпуска, больничные — вместо того чтобы заниматься людьми.

Ошибки и штрафы

Ручной ввод данных — это ошибки. Ошибки в кадрах — это штрафы от трудовой инспекции.

Нет аналитики

Непонятно сколько стоит содержание персонала, какая текучесть и где проблемы.

Как я автоматизирую кадровый учёт

От бумажного хаоса к цифровой системе

Шаг 01

Аудит текущих процессов

Смотрю что и как ведётся сейчас, нахожу узкие места и риски для бизнеса.

Шаг 02

Выбор инструментов

Подбираю систему под размер компании — без переплаты за лишние функции.

Шаг 03

Настройка и перенос данных

Переношу все данные в систему, настраиваю шаблоны документов и автоматические напоминания.

Шаг 04

Обучение и сдача

Обучаю сотрудников работать в системе. Кадровый учёт начинает занимать в 3 раза меньше времени.

Что меняется после автоматизации

Измеримые результаты для бизнеса

Экономия времени

HR тратит на рутину в 2-3 раза меньше — и фокусируется на задачах которые влияют на результат.

Защита от штрафов

Все документы в порядке, сроки не пропускаются — трудовая инспекция не страшна.

Аналитика по персоналу

Видите реальную картину: стоимость найма, текучесть, нагрузку на отделы — в одном месте.

Кадровый учёт без автоматизации в цифрах

Сколько времени и денег уходит на ручную рутину

60% рабочего времени HR тратят на административную рутину вместо стратегических задач

×3 меньше времени занимает кадровый учёт после перехода на цифровую систему

до 50 000 ₽ штраф за ошибки в кадровых документах по КоАП — и это только за одно нарушение

0 бумаг кадровых документов на бумаге после перехода на КЭДО — всё хранится и подписывается онлайн

Что входит в автоматизацию кадрового учёта

Полный переход от бумажного хаоса к работающей цифровой системе

Аудит текущего учёта

Проверяю все кадровые документы: трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели учёта рабочего времени. Нахожу нарушения которые могут обернуться штрафами при проверке трудовой инспекции.

Выбор и настройка системы

Подбираю HRM-систему под размер и бюджет компании. Для небольших компаний часто достаточно 1С:ЗУП или облачных аналогов. Настраиваю шаблоны документов, справочники, интеграции с бухгалтерией.

Перенос исторических данных

Переношу данные сотрудников из Excel и бумажных карточек в систему. Проверяю корректность и полноту данных. Архивируем бумажные документы по регламенту хранения.

Переход на КЭДО

Настраиваю кадровый электронный документооборот: сотрудники подписывают документы онлайн, HR видит статус подписания в реальном времени. Актуально для удалённых команд и компаний с несколькими офисами.

Автоматические напоминания

Настраиваю уведомления об истечении договоров, окончании испытательного срока, плановых отпусках. Сроки больше не пропускаются — система напомнит вовремя.

Обучение сотрудников

Провожу обучение для HR и бухгалтерии по работе с системой. Подготавливаю инструкции и регламенты. После сдачи проекта команда работает самостоятельно.

Частые вопросы об автоматизации кадрового учёта

Какие системы кадрового учёта вы рекомендуете для малого и среднего бизнеса?

Зависит от размера и задач. До 50 человек — часто достаточно облачного сервиса (Контур.Персонал, Кадровый учёт онлайн) или 1С:ЗУП в базовой конфигурации. От 50 до 300 человек — 1С:ЗУП или СБИС с модулем HR. Для компаний с удалёнными сотрудниками важна поддержка КЭДО — это сразу сужает выбор. Подбираю систему под конкретные требования, не навязываю дорогие решения.

Обязателен ли переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот)?

Юридически — нет, это право а не обязанность. Но для компаний с удалёнными сотрудниками или несколькими офисами КЭДО экономит огромное количество времени: не нужно гонять бумаги, ждать подписей, хранить архивы. С 2022 года законодательство чётко регулирует КЭДО, это безопасный инструмент.

Сколько времени занимает автоматизация кадрового учёта?

Базовая настройка системы для компании 20-50 человек — 2-3 недели. Для 50-150 человек с переносом данных и настройкой КЭДО — 4-6 недель. Процесс идёт параллельно с текущей работой: компания не останавливается, переход происходит постепенно.

Что если часть сотрудников работает дистанционно или в других городах?

Именно для таких компаний автоматизация нужна больше всего. Настраиваю систему с поддержкой КЭДО — документы подписываются электронной подписью, HR видит статус по всем сотрудникам в одном интерфейсе. Физическое местоположение перестаёт иметь значение для кадровых процессов.

Как избежать потери данных при переходе на новую систему?

Переход делается поэтапно с обязательным резервным копированием. Сначала переносим данные в новую систему, проверяем корректность, и только потом прекращаем вести учёт в старой. Параллельный период работы в двух системах обычно занимает 2-4 недели — это страховка от любых ошибок при переносе.

Нужен ли HR-специалист в штате после автоматизации?

Зависит от размера компании. До 100 человек — кадровый учёт после автоматизации можно вести силами одного человека, совмещающего это с другими задачами (бухгалтер, офис-менеджер). От 100 человек — штатный HR нужен, но он тратит на рутину в 3 раза меньше времени и может фокусироваться на развитии людей.