Сначала ответьте на три вопроса
Самая частая ошибка первого найма — нанять «помощника вообще». Человек приходит, а что он делает, никто толком не знает: сегодня отвечает клиентам, завтра везёт документы, послезавтра «разбирается в рекламе». Через два месяца вы оба недовольны.
Перед тем как писать вакансию, ответьте письменно:
- Какие задачи я снимаю с себя? Не «помогать», а конкретный список: «отвечать на заявки в течение 15 минут», «вести учёт склада».
- Как я пойму через месяц, что человек справляется? Одна-две цифры. Если не можете их назвать — вы пока не знаете, кого ищете.
- Сколько я готов платить и сколько это стоит на рынке? Посмотрите 20–30 похожих вакансий на hh.ru и Авито. Если ваша цифра ниже рынка, хорошие кандидаты просто не откликнутся.
Эти три ответа — это и есть профиль кандидата. Звучит скучно, но именно он отделяет найм «по ощущениям» от найма, который работает.
Как выбрать человека, а не резюме
Резюме сегодня пишут нейронки, к собеседованию тоже готовят нейронки. Поэтому «хорошо поговорили» больше ничего не значит. Что работает:
- Короткий телефонный скрининг на 10–15 минут: зарплатные ожидания, график, почему ищет работу. Отсеивает половину сразу и экономит вам часы.
- Тестовое задание на реальной задаче — на 1–2 часа, не больше. Хотите менеджера по продажам — дайте обработать три настоящих заявки. Хотите администратора — дайте разобрать реальный хаос в таблице.
- Параллельный найм, если роль сложная: 2–3 финалиста пару дней делают реальные задачи, никто не увольняется с текущей работы. Вы выбираете по результату, а не по впечатлению.
- Проверка рекомендаций — один звонок прошлому руководителю. Не «хороший ли он человек», а «взяли бы вы его обратно?». Пауза перед ответом скажет больше слов.
Не ищите «лучшего». Ищите самого подходящего. Лучший может уйти через месяц, потому что ему у вас скучно, или увести ваших клиентов. Подходящий — тот, кому ваши задачи по силам и интересны прямо сейчас.
Как оформить сотрудника официально
Порядок для ИП и ООО практически одинаковый:
- Получите от кандидата документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, сведения о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка или электронная выписка), документ об образовании, если он нужен для должности.
- До подписания договора ознакомьте с локальными документами под подпись (ст. 68 ТК РФ): правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностная инструкция, положение о персональных данных.
- Заключите трудовой договор в двух экземплярах. Если человек уже фактически вышел на работу, договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней с этого дня (ст. 67 ТК РФ).
- Издайте приказ о приёме и ознакомьте с ним сотрудника под подпись.
- Подайте форму ЕФС-1 в Социальный фонд — не позднее следующего рабочего дня после приказа. Для ИП это заодно и регистрация как работодателя.
- Проведите вводные инструктажи по охране труда и пожарной безопасности, зафиксируйте в журнале.
Дальше — ежемесячные и квартальные отчёты, удержание НДФЛ и уплата взносов. Это проще отдать бухгалтеру или кадровому учёту на аутсорсинге, чем разбираться самому: штрафы за ошибки в кадровых документах обычно дороже, чем сам сервис.
Сколько на самом деле стоит сотрудник
Зарплата в вакансии — это не вся сумма. Сверху добавляются:
- страховые взносы — ориентировочно около 30% к зарплате (у малого бизнеса часть зарплаты облагается по пониженному тарифу, уточните у бухгалтера);
- отпускные — 28 календарных дней в год;
- рабочее место, техника, подписки на сервисы;
- ваше время на обучение в первый месяц — его почти никто не считает, а зря.
Подробный расчёт с калькулятором — в статье «Сколько стоит нанять сотрудника».
Первые 30 дней решают всё
Человека мало нанять — его нужно ввести в работу. Без этого даже хороший сотрудник через месяц начинает искать, куда уйти. Минимум, который стоит сделать:
- в первый день — рабочее место, доступы и понятный план на неделю;
- одна-две задачи с быстрым результатом, чтобы человек почувствовал пользу;
- короткая встреча раз в неделю: что получилось, что мешает;
- через месяц — честный разговор по тем самым цифрам из профиля кандидата.
Если хочется, чтобы это работало без вашего участия, — посмотрите, как я выстраиваю онбординг сотрудников.
Чек-лист первого найма
- Записал задачи, которые снимаю с себя, и цифры успеха через месяц
- Сверил зарплату с 20–30 похожими вакансиями
- Подготовил тестовое задание на 1–2 часа на реальной задаче
- Провёл скрининг по телефону, пригласил 3–5 человек на встречу
- Позвонил прошлому руководителю финалиста
- Оформил договор, приказ, ознакомил с локальными документами
- Подал ЕФС-1 на следующий рабочий день
- Расписал план первой недели и встречи на первый месяц