Статья — ориентир по правилам на ноябрь 2026 года, а не налоговая консультация. Законы по удалёнке из-за границы меняются часто, поэтому ставки и взносы в своём случае сверяйте с бухгалтером.
Коротко: что сделать в первую неделю
- Узнайте страну и примерные даты: когда уехал и планирует ли возвращаться.
- Оформите дистанционную работу допсоглашением, если её ещё нет в договоре.
- Попросите бухгалтера следить за налоговым статусом и ставкой НДФЛ.
- Переведите документы в электронный вид, чтобы не возить бумаги через границу.
- Договоритесь о часах, когда человек точно на связи, и о регулярных встречах.
Кто такой нерезидент и почему это важно
Налоговый резидент — тот, кто провёл в России 183 дня и больше за 12 месяцев подряд. Если меньше — нерезидент. Гражданство тут ни при чём: гражданин России, который полгода живёт в Тбилиси, становится нерезидентом.
Статус проверяют на дату каждой выплаты, а окончательно — по итогам года. Работодатель сам не знает, где человек находится, поэтому договоритесь, что сотрудник сообщает о переезде и примерно раз в квартал подтверждает, сколько дней провёл в России.
НДФЛ: какую ставку платить в 2026 году
Раньше всё было сложно: если удалёнщик жил за границей, его доход мог считаться иностранным, и российский НДФЛ с него не удерживали. Это поменялось.
- С 2024 года (закон № 389-ФЗ) доход от дистанционной работы на российскую компанию считается полученным в России — и по трудовому договору, и по договору услуг. Основное условие: работа идёт через российскую инфраструктуру, а платит российская компания или деньги приходят на счёт в российском банке.
- С 2025 года (закон № 176-ФЗ, ст. 224 НК РФ) такой доход облагается по той же прогрессивной шкале, что и у резидентов: 13% до 2,4 млн ₽ в год, дальше 15%, 18%, 20% и 22%. Ставка 30% для нерезидентов к нему не применяется.
- Вычеты — на детей, имущественные и другие — положены только резидентам.
Риск, о котором предупреждают бухгалтеры: если в договоре местом работы указан офис в России, а не дистанционная работа, налоговая может посчитать доход нерезидента по ставке 30%. Поэтому дистанционку лучше закрепить письменно.
Страховые взносы
По трудовому договору с гражданином России взносы платятся как обычно. Минфин разъяснял (письмо от 25.03.2023 № 03-04-05/27507), что неважно, где находится рабочее место. По договору услуг взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование тоже начисляются; взносы «на травматизм» — только если это прописано в договоре.
С иностранными гражданами, которые живут за рубежом, правила другие, — это отдельный вопрос к бухгалтеру.
Можно ли оставить трудовой договор
Это самый частый вопрос, и однозначного ответа нет:
- Трудовой кодекс прямо не запрещает дистанционную работу из другой страны.
- Минтруд считает, что ТК не регулирует отношения на территории других государств, и советует оформлять договор услуг (письмо от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755).
На практике многие компании оставляют трудовой договор и оформляют дистанционную работу: для сотрудника это стаж, отпуск, больничные и спокойствие, а значит, меньше шансов, что он уйдёт. Но держите в голове ещё одну сторону — страну, где человек живёт. Там у него тоже могут возникнуть налоги или нужен вид на жительство с правом работать. Это вопрос самого сотрудника, но если его оштрафуют или вышлют, проблема станет и вашей.
Какой формат выбрать: сравнение
| Формат | Плюсы | Риски и минусы |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дистанционная работа | Ничего не меняется для человека: стаж, отпуск, больничные. НДФЛ по общей шкале. | Позиция Минтруда против. Нужен электронный документооборот. |
| Договор услуг (ГПХ) | Проще с точки зрения Минтруда. Оплата за результат. | Если человек работает как сотрудник — по графику, с подчинением, — договор могут переквалифицировать в трудовой. Нет отпуска и больничных — сильным это не нравится. |
| Самозанятый | Компания не платит взносы и НДФЛ. | С бывшим работодателем — нельзя два года после увольнения. Лимит дохода 2,4 млн ₽ в год. Проверьте, сохраняется ли статус при жизни за границей. |
| ИП | Налоги платит сам ИП, лимиты выше. | Тот же риск переквалификации, если по сути это работник. Человеку нужно вести ИП. |
Мой совет как HR: не выбирайте формат только по налогам. Сильный сотрудник, которого перевели «на ГПХ, чтобы сэкономить», начинает смотреть вакансии. Посчитайте, сколько стоит его замена, — в статье «Сколько стоит нанять сотрудника» есть калькулятор.
Как не потерять человека на удалёнке
Налоги — это половина дела. Вторая половина — сам человек. После переезда он часто выпадает из команды: другой часовой пояс, новые бытовые заботы, его реже слышно. Что помогает:
- общие часы, когда все на связи, — 3–4 часа в неделю, этого хватает; остальное время человек работает в своём ритме;
- встреча один на один раз в две недели: что получилось, что мешает;
- понятные цифры результата вместо контроля «онлайн ли он» — как их задать, в статье про KPI для сотрудников;
- письменные правила: где обсуждаем задачи, как быстро отвечаем, как уходим в отпуск;
- электронные кадровые документы — подписывать отпуск через границу на бумаге невозможно. Как перевести кадры в цифру, я описал на странице кадрового учёта.
Чек-лист работодателя
- Знаю, в какой стране живёт сотрудник и с какого числа
- Дистанционная работа закреплена в договоре или допсоглашении
- Бухгалтер знает о переезде и следит за налоговым статусом
- Выбран формат: трудовой договор, ГПХ, самозанятый или ИП — с учётом рисков
- Если переводим в самозанятые — прошло больше двух лет после увольнения
- Документы подписываются электронно
- Есть общие часы на связи (3–4 в неделю) и регулярные встречи один на один
- У сотрудника есть понятные цифры результата на месяц
Если таких сотрудников у вас несколько или команда целиком распределена по странам, посмотрите, как я выстраиваю HR для удалённых и релоцированных команд.