Что такое кадровый аудит и зачем он нужен
Под «кадровым аудитом» обычно понимают две разные вещи:
- Аудит кадровых документов — всё ли оформлено по Трудовому кодексу. Защищает от штрафов трудовой инспекции и проигранных споров с бывшими сотрудниками.
- Аудит HR-процессов — как устроены найм, адаптация, оплата и удержание людей. Показывает, где компания теряет деньги.
Первое — гигиена, второе — деньги. Ниже чек-листы для обоих. Пройдите их честно: если на пункт нет уверенного «да», это и есть находка.
Чек-лист: обязательные документы компании
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение об оплате труда (или условия оплаты подробно прописаны в договорах)
- Положение о защите персональных данных сотрудников
- Штатное расписание
- График отпусков на год — утверждён не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ)
- Документы по охране труда: инструкции, журналы инструктажей, специальная оценка условий труда
- Документы по воинскому учёту, если есть военнообязанные сотрудники
- Форма расчётного листка утверждена
Чек-лист: документы по каждому сотруднику
- Трудовой договор подписан с обеих сторон, второй экземпляр у сотрудника с отметкой о получении
- В договоре есть обязательные условия: место работы, трудовая функция, дата начала, оплата, режим работы (ст. 57 ТК РФ)
- Приказ о приёме, сотрудник ознакомлен под подпись
- Сотрудник ознакомлен с локальными документами до подписания договора
- Все изменения — зарплата, должность, график — оформлены допсоглашениями, а не «договорились устно»
- Форма ЕФС-1 о приёме и переводах подана в срок
- Есть должностная инструкция и она совпадает с тем, что человек реально делает
Чек-лист: время, деньги и отпуска
- Ведётся табель учёта рабочего времени
- Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ)
- Переработки и работа в выходные оформлены и оплачены
- Нет сотрудников с большим запасом неиспользованных отпусков
- Премии выплачиваются по понятному положению, а не «по настроению»
- Нет сотрудников, которые фактически работают без оформления или «по договору подряда» на постоянной работе
Самые частые находки в малом бизнесе: изменения зарплаты без допсоглашений, «подрядчики», которые по сути сотрудники, и график отпусков, который никто не утверждал. Все три чинятся за неделю.
Чек-лист: HR-процессы и деньги
Эта часть не про штрафы, а про то, сколько компания теряет на людях:
- Знаю текучесть за год и по позициям (посчитать — в калькуляторе)
- Знаю, сколько стоит найм одного сотрудника (калькулятор)
- Вакансии закрываются быстрее месяца
- Новички редко уходят в первые 3 месяца
- Зарплаты сверены с рынком за последний год
- У сотрудников есть понятные цели и правила премий
- Одни и те же вопросы не задают по сто раз — ответы где-то записаны
Каждое «нет» здесь — это деньги. Например, в одной компании сравнение зарплат с рынком показало переплату в 1 100 000 ₽ в месяц; по его результатам я сократил расходы на ФОТ на 700 000 ₽ в месяц.
С чего начать
- Возьмите один вечер и пройдите все чек-листы, отмечая «нет» и «не уверен».
- Сначала закройте то, что грозит штрафом: договоры, допсоглашения, оформление всех, кто реально работает.
- Затем — то, что стоит денег: текучесть, долгие вакансии, зарплаты против рынка.
- Через квартал повторите проверку.
Когда звать специалиста
Если «нет» и «не уверен» получилось больше пяти, если впереди проверка или спор с бывшим сотрудником, или если вы просто не хотите тратить на это вечера. Свои ошибки замечать сложнее всего — взгляд со стороны находит больше. Ведение кадровых документов можно отдать на кадровый учёт на аутсорсинге, а проверку HR-процессов — на бесплатный HR-аудит.